Negociere

Negocierea reprezinta un proces interactiv de comunicare interpersonala sau intre doua grupuri, ce are ca scop obtinerea unei intelegeri comune privind un curs de actiune, dizolvarea unui conflict, sau obtinerea unui avantaj individual sau colectiv in ceea ce priveste rezultatul dialogului.

Aptitudinea de a negocia eficient implica stapanirea capacitatii de a influenta si a convinge partenerul de discutii. Negocierea este un skill necesar in multe domenii profesionale, precum marketing, vanzari si publicitate, dar si in viata de zi cu zi. Fiecare dintre noi este pus in fata situatiei de a negocia; nu se pune problema daca vom fi implicati intr-un proces de negociere, ci cat de bine ne vom descurca. Din fericire, prin practica aceasta aptitudine poate fi imbunatatita.

Comunicarea reprezinta intotdeauna mijlocul prin care se desfasoara procesul de negociere, fie ca este vorba de discutii fata in fata, la telefon sau in scris. Negocierea distributiva are loc atunci cand cele doua parti urmaresc impartirea beneficiilor si dezavantajelor. La inceput fiecare isi revendica un castig cat mai mare, insa negocierea se incheie cu un compromis: injumatatirea castigului. Negocierea integrativa in schimb, urmareste mai intai majorarea beneficiilor de impartit, astfel incat ambele parti sa primeasca mai mult.

Fazele procesului de negociere: •  Prenegocierea. In aceasta prima etapa se pregatesc aspectele negocierii: analiza obiectului negocierii, a contextului, intereselor si a partenerilor de negociere, evaluarea pozitiilor de negociere - raportul de forte, definirea marjei de negociere, obiective si asteptari, buget, strategii de negociere. In functie de domeniu si circumstante, prenegocierea mai cuprinde activitatea aprecontractuala, actiunile preliminarii pentru angajarea in tratative de negociere, precum si negocierea pregatitoare intalnirii, in cazul unui proces de amploare foarte larga. Pregatirea negocierii trebuie sa fie flexibila.

•  Negocierea propriu-zisa. Consta in intalnirea partilor si discutiile purtate pana la incheierea acordului. Prin schimb de informatii si influentare reciproca, cele doua parti ajung la o intelegere comuna a situatiilor si problemelor, ajung sa priveasca realitatea din aceleasi puncte de vedere si totodata se evidentiaza pozitia partilor si interesele acestora. Partenerii formuleaza oferte si cereri prin care pun in evidenta diferentele de pozitii, fac propuneri si schimba concesii, deplasandu-se de la solutia ideala din punctul propriu de vedere spre solutia cea mai buna din punctul de vedere al ambelor parti.

Etapele negocierii propriu-zise sunt inceperea negocierii, explorarea si ajustarea pozitiilor, schimbul de valori prin propuneri si concesii si, in cele din urma, incheierea negocierii, prin ultima concesie, rezumarea subiectelor abordate, impartirea diferentei de pozitie, posibilitatea de a alege intre doua variante si ultimatum.

•  Post negocierea. Cuprinde aspecte legate de pregatirea si implementarea acordului. Negociatorul trebuie sa aiba in vedere toate aspectele acestei etape: unde, cand, documentatia necesara, chestiunile ramase neclare. O intelegere inteleapta trebuie sa imbunatateasca relatia dintre parteneri, indeplineste cat mai mult posibil din cerintele celor doua parti, rezolva conflictul de interese in mod corect si este de lunga durata.

Cum sa fii un bun negociator
Rezultatele negocierii depind in mare masura de calitatile negociatorilor, acestia deosebindu-se prin competenta cu care abordeaza si conduc procesele negocierii. Competenta de negociator include cunostintele, aptitudinile, atitudinile si comportamentele necesare pentru realizarea unei negocieri de succes.

•  Cunostintele.
Cunostintele necesare unui negociator variaza in functie de domeniul in care opereaza. In plus, acesta va avea nevoie de cunostinte de psihosociologie, pentru a intelege si stapani bine interactiunile umane, precum si de indemanare si deprinderi dobandite prin experienta in negociere: a vinde bine, a aduna si prelucra informatii, comunica, convinge si influenta, aptitudine manageriala, indemanarea de a dizolva conflicte, crea un climat optim de lucru, a face si primi concesii.

•  Atitudinea.
Atitudinea unei persoane este formata din imaginea si convingerea acesteia asupra lumii exteroare, incarcatura emotionala a acestor imagini, precum si comportamentul vis-a-vis de diferite situatii, evenimente sau alte persoane. Intre aceste trei componente exista o relatie de influentare reciproca. Atitudinea fata de procesul de negociere influenteaza adoptarea stilului de negociere.

Una dintre greselile novicilor este de a renunta prea usor. Un bun negociator stie ca, odata cu trecerea timpului, totul devine negociabil. In afara de memorie, aptitudini de comunicare si managementul stresului, atitudinea este esentiala pentru un bun negociator. Acest aspect trebuie sa cuprinda dispozitia de a se pregati, asteptari ridicate, rabdarea pentru a asculta si angajamentul fata de integritatea personala.

Compromisul trebuie sa fie permanent in vedere in timpul negocierii, dar in special spre sfarsitul procesului. Aceasta solutie reprezinta singurul mijloc de a micsora diferentele intre partenerii de negociere. Un alt lucru care trebuie avut in vedere este faptul ca termenul de „cea mai avantajoasa solutie” este variabila. Un bun negociator trebuie sa fie flexibil si sa se multumeasca cu o solutie de mijloc, iar acest „mijloc” trebuie sa includa o gama de solutii.

•  Aptitudini de comunicare.
Comunicarea in cadrul negocierii indeplineste doua functii: obtinerea si transmiterea informatiilor si influentarea partenerului de negociere. Prima functie se realizeaza prin punerea intrebarilor, ascultarea activa si atentia acordata comunicarii non-verbale. Cea mai puternica arma a influentarii partenerului de negociere este argumentarea eficienta.

- Punerea intrebarilor - are rolul de a obtine informatii de la partener, a mentine climatul de negociere si dialog, semnalare a intentiilor negociatorului, castigare de timp de gandire, influentare a partenerului si substituire a unui dezacord ferm („nu”).
- Ascultarea activa - implica participarea ascultatorului in comunicare, astfel incat cel care vorbeste sa observe interesul pentru ceea ce spune si faptul ca mesajul sau a fost receptat corect.
- Comunicarea non-verbala - miscari ale corpului, mimica fetei, pozitia corpului, flexiunile vocii. In general, o persoana care are o atitudine cooperanta are gesturi de deschidere si apropiere, intretine contactul privirii si are o voce relaxata, in timp ce o persoana cu o atitudine ostila are o pozitie corporala agresiva, pastraeaza distanta, fixeaza cu privirea, are gura rigida si un ton de voce aspru. Partenerul dominant se remarca prin tonul vocii controlat, rasunator si apasat si gesturi prin care isi demonstreaza forta, cum ar fi intreruperea celorlalti. Partenerul slab se remarca prin nervozitatea din gesturi, tonul vocii nesigur si slab, privire inexpresiva.
- Argumentarea eficienta - reprezinta dovezile care sustin punctul de vedere si reusesc sa influenteze gandirea partenerului de negociere. Eficienta argumentelor depinde de contextul si orientarea negocierii, credibilitatea persoanei si modalitatea in care sunt prezentate argumentele sau stilul vorbitorului.

Comunicarea reprezinta elementul dinamic al procesului si este esentiala pentru un bun negociator. Acesta trebuie sa intretina o buna interactiune cu partenerii, pentru a reduce stresul negocierii si pentru a obtine rezultatele dorite. Comunicarea este indeosebi importanta in cazurile in care, dupa negociere, cele doua parti vor mentine o colaborare pe termen lung.

Secretul pentru o buna relatie, bazata pe incredere, intre parteneri este reciprocitatea - generozitatea naste generozitate si corectitudinea naste corectitudine. Pentru a obtine reciprocitate intr-o negociere trebuie sa fii o persoana de incredere, sa fii corect cu cei care au avut un comportament corect fata de tine si, atunci cand crezi ca ai fost tratat in mod nedrept, sa le spui acest lucru persoanelor in cauza.

Un bun negociator trebuie sa fie mai degraba cooperant, decat competitiv, insa sa nu exagerezi. In cadrul unei negocieri de pozitii, partenerul care „joaca dur” il va domina pe cel „bland”. Pentru a negocia eficient trebuie sa fii alert si prudent, sa pui multe intrebari, sa asculti cu atentie si sa te concentrezi pe obiectivele negocierii, atat ale tale, cat si ale partenerului.