Managementul timpului

Managementul timpului sau Time Management se refera la un set de principii, practici, aptitudini si sisteme, utilizate pentru a controla perioada de timp petrecuta pentru indeplinirea unor activitati specifice, cu scopul de a spori eficienta sau productivitatea muncii.

Timpul este considerat a fi cel mai important factor generator de stres si, desi in cantitate mica are efect de motivare, in combinatie cu nemultumirea pe plan profesional, a fost asociat cu diferite afectiuni precum hipertensiunea, hipercolesterolemia si imbatranirea prematura.

Managementul timpului incepe cu managementul propriei persoane, principala cauza a esecului fiind lipsa autodisciplinei. Un aspect pozitiv al managementului timpului este faptul ca aceste abilitati pot fi invatate. Investind putin timp si efort in achizitionarea acestor aptitudini, vei deveni o persoana mai eficienta si mai productiva, nu doar pe plan profesional, ci si in viata de zi cu zi.

Administrarea timpului se reflecta prin eficienta personala la locul de munca, motiv pentru care managementul timpului este esential pentru performanta intr-o functie de conducere. Stapanirea acestor aptitudini te ajuta sa iti atingi obiectivele, sa stabilesti prioritatile, sa creezi o imagine de ansamblu a sarcinilor tale, sa comunici mai bine, sa delegi, sa-ti dezvolti creativitatea, sa te adaptezi mai bine schimbarilor, sa fructifici la maximum timpul de care dispui si sa imbunatatesti calitatea vietii tale si a colegilor de munca.

Managementul timpului - metode de eficientizare a timpului
Time management presupune un set de reguli care trebuiesc sa fie respectate: stabilirea unei rutine zilnice, valorificarea momentelor in care te simti plin energie si stabilirea pauzelor pentru momentele de energie scazuta, respectarea termenelor limita, rezolvarea problemelor importante, omiterea chestiunilor neimportant, fixarea unor perioade de timp grupate pentru finalizarea proiectelor, gruparea activitatilor similare, abordarea unei situatii in ansamblu, fara sa te pierzi in detalii, alocarea unei perioade mai mari de timp decat estimat initial, pentru fiecare sarcina, pentru situatiile neprevazute.

Jurnal de activitate

Managementul timpului incepe cu autodisciplina; in acest sens este util sa stim cum ne petrecem de fapt timpul pe perioada unei zile. Pentru acest lucru trebuie sa tinem cateva zile un jurnal de activitate, in care sa notam fiecare activitate in parte - fie ca este vorba de cititul mail-urilor, o barfa cu colega, servirea pranzului sau lucrul la un proiect. In plus, la fiecare activitate trebuie sa notam timpul petrecut si starea de spirit - energica, letargica, etc.

Jurnalul de activitate este un instrument important in time management si te va ajuta sa afli cat timp mai exact acorzi activitatilor importante si celor neimportante, de cate ori pe parcursul zilei ai simtit ca "ramai fara timp", perioadele zilei in care te simti mai energic si esti activ, precum si perioadele in care nivelul de energie este scazut, calitatea alimentatiei, raportul intre lucru efectiv si pauze. Sunt toate sansele sa fii surprins: memoria te poate insela, insa faptele scrise pe hartie spun adevarul.

Dupa cateva zile in care ai inregistrat fiecare activitate, analizeaza jurnalul. Pentru a eficientiza timpul petrecut in cadrul activitatilor zilnice trebuie sa faci urmatoarele lucruri:
•  Elimina ctivitatile care nu intra pe fisa de lucru - cu alte cuvinte sarcinile pentru care nu esti platit. Inclusiv activitati personale, cum ar fi e-mail-uri ce nu au legatura cu serviciul.
•  Programeaza insarcinarile mai dificile pentru perioadele zilei in care te simti mai plin de energie. Astfel vei lucra mai bine si intr-un timp mai scurt.
•  Incearca sa reduci numarul de schimburi intre sarcini diferite. De exemplu, citeste si raspunde la mai multe e-mail-uri odata, de cateva ori pe parcursul zilei, in loc sa rezolvi cate un e-mail printre alte activitati.
•  Reduce timpul alocat activitatilor precum facutul cafelei - daca sunteti mai multi colegi, puteti face cafeaua cu randul, pentru toata lumea; astfel veti economisi timp si veti intari spiritul de echipa.

Stabilirea obiectivelor

Stabilirea obiectivelor este un instrument valoros in time management prin faptul ca te ajuta sa dai o directie actiunilor tale. Nu doar ca vei avea controlul asupra vietii tale, dar vei putea sa evaluezi progresul pe parcurs. Pentru asta trebuie sa te gandesti la lucrurile cu adevarat importante pentru tine pe termen lung, sa stii unde doresti sa ajungi si sa te motivezi pentru a face tot posibilul sa-ti atingi tinta. Urmeaza regulile listate mai jos:

•  Alege obiective care sa te motiveze.
•  Stabileste obiective specifice - clare si bine definite, masurabile - sa aiba criterii ce pot fi cuantificate, pentru a putea masura progresul realizat, realiste - obiective care pot fi realizate, dar nu prea usor, relevante - importante pentru directia pe care o urmezi, si care sa aiba termen limita de timp.
•  Listeaza obiectivele in scris. Astfel iti vei concretiza aspiratiile si angajamentul fata de realizarea obiectivelor.
•  Realizeaza un plan de actiune. Scrie pasii pe care trebuie sa-i urmezi pentru a indeplini obiectivele.
•  Fii consecvent.

Prioritizarea sau ierarhizarea in ordinea prioritatii

A fi eficient nu inseamna neaparat a fi productiv - daca muncesti din greu si esti organizat inseamna ca esti eficient, insa daca pierzi timpul cu sarcini neimportante esti neproductiv. In acest caz trebuie sa stabilesti care sarcini sunt mai importante si sa le indeplinesti pe rand. Astfel vei reusi totodata sa eviti intreruperile, precum si inclinatia naturala de a rezolva mai intai problemele simple.

Aptitudinea de a prioritiza este esentiala pentru utilizarea eficienta a timpului si a efortului tau si a echipei. Ierarhizarea in ordinea prioritatii iti poate aduce calm si spatiu in viata de zi cu zi, astfel incat iti vei putea concentra energia asupra lucrurilor cu adevarat importante. Stabilirea prioritatilor si managementul sarcinilor mai putin importante te ajuta sa aduci ordinea in haos, sa reduci stresul si sa ai succes.

La un nivel mai simplu, poti stabili prioritatea in functie de constrangerile legate de potentialul de profitabilitate sau beneficiu al proiectelor - cel mai utilizat criteriu, timpul de lucru - daca altii depind de indeplinirea acestei sarcini sau daca sarcina este importanta pentru realizarea unui proiect mai mare, sau, asa cum se intampla de multe ori, presiunea exercitat de sef. Utilizand criterii de decizie, ai la dispozitie si o serie de instrumente utile in stabilirea prioritatii:

•  Analiza comparata - este folosita atunci cand criteriile de decizie sunt vagi, subiective sau neconsecvente. Prioritatea este stabilita comparand cate o sarcina cu fiecare dintre celelalte sarcini, pentru a stabili care dintre cele doua este mai importanta.
•  Analiza grila - este utilizata atunci cand trebuie sa iei in considerare mai multi factori. Scrie un tabel: pe randuri vei scrie sarcinile, iar pe coloane criteriile de decizie si noteaza de la 0 (neimportant) la 5 (foarte important) fiecare criteriu de luat in considerare, pentru fiecare sarcina. Totodata trebuie sa stabilesti importanta relativa a criteriile de decizie in general, crescator, cu cifre incepand cu 1 - pot exista mai multe criterii cu aceeasi importanta. Inmulteste importanta criteriului pentru sarcina respectiva (0 - 5) cu importanta relativa (1 - ..), apoi aduna numerele rezultate pe fiecare rand, pentru a afla ce scor a obtinut fiecare sarcina; cel mai mare scor arata cea mai prioritara sarcina.
•  Matricea actiunilor prioritare - este o simpla diagrama tehnica ce compara valoarea realizari iunei sarcini cu energia depusa in indeplinirea acesteia. Astfel vei identifica activitatile cu beneficii mari, in timp cat mai scurt.
•  Matricea urgenta - diferentiaza intre sarcinile urgente si cele importante. Adesea activitatile importante nu sunt urgente si invers. Important se refera la indeplinirea obiectivelor personale, iar urgent se refera la atentia imediat necesara si poate avea legatura cu obiectivele altcuiva.
•  Matricea Ansoff - te ajuta sa evaluezi prioritatea sarcinilor in functie de risc; este asemanatoare cu matricea Boston.
•  Matricea Boston - este foarte utilizata in afaceri si te ajuta sa stabilesti prioritatea in functie atractivitatea pe piata si potentialul de a obtine profit.
•  Analiza Pareto - sau regula 80/20, este o tehnica simpla, bazata pe conceptul conform caruia 80% din probleme au drept cauze 20% din cauzele tuturor problemelor. Astfel, listati problemele si cauzele acestora, dati un numar fiecarei probleme (in ordinea importantei - 1 cel mai putin important) si grupati-le pe acelea care au cauze comune. Insumati scorul fiecarui grup si incepeti rezolvarea problemelor din grupul cu scorul cel mai mare.
•  Tehnica nominala de grup - se foloseste pentru lucrul in echipa si ia in considerare opinia fiecarui membru al echipei. Astfel, fiecare membru stabileste o ordine a prioritatii, de la 1 la 10, apoi se aduna scorul obtinut pentru fiecare sarcina. Exista mai multe instrumente de prioritizare care apeleaza la consensul grupului, cum ar fi tehnica Delphi.

Liste cu lucrurile "de facut" sau lista de prioritati

Este inutil sa iti incarci memoria cu toate lucrurile pe care trebuie sa le faci. Risti sa te simti coplesit de cantitatea de insarcinari, sa ratezi termene limita, sau sa uiti chestiuni importante. O lista cu activitatile „de facut” este o tehnica importanta in time management; aceasta include toate sarcinile pe care trebuie sa le duci la capat, in ordinea prioritatii - cele mai importante primele. Astfel ai cea mai buna sansa sa nu te simti coplesit de volumul mare de munca si sa iti folosesti timpul eficient.

Pentru a realiza o lista de prioritati trebuie sa folosesti un sablon stabilit dinainte, cu mai multe randuri si doua coloane: una pentru insarcinari si una pentru stabilirea prioritatii. Insarcinarile de mare amploare le poti imparti in mai multi pasi. In mod ideal, fiecare activitate trebuie sa dureze 1 - 2 ore. Daca aveti mai multe activitati la inceputul listei - cele mai importante, revizuiti lista din nou si stabiliti care dintre acestea au importanta cea mai mica. Apoi rescrieti lista.

O lista de prioritati scrisa pe o foaie de hartie este o cale facila de a avea la indemana sarcinile „de facut”, insa utilizarea unui program soft poate fi o masura mai eficienta, chiar daca esti nevoit intai sa inveti sa utilizezi programul respectiv. Aceste programe se updateaza cu usurinta, iti pot aminti termenele limita, se pot sincroniza cu telefonul tau si pot fi utilizate de mai multe persoane, in cazul in care lucrezi la proiecte ce presupun lucrul in echipa.

Planificarea

Planificarea in time management se refera la realizarea prioritatilor si obiectivelor identificate anterior, in functie de timpul avut la dispozitie. Planificarea te ajuta sa iti dai seama ce poti realiza intr-o anumita perioada de timp, sa utilizezi timpul cat mai eficient posibil, sa pastrezi o perioada de timp in plus, pentru evenimentele neasteptate si sa reduci stresul produs de volumul coplesitor de munca.

Exista mai multe tipuri de instrumente pentru a planifica: jurnale, calendare, organizatoare, programe soft pentru computer, etc. Poti utiliza orice se potriveste mai bine, atat tie, cat si situatiei - genul slujbei, gusturi personale, buget, etc. Esential este sa poti introduce datele cu usurinta si sa poti vizualiza corect detaliilesi perioada de timp. Ideal este sa planificati la inceputul fiecarei saptamani sau luni, urmand pasii:

•  In functie de tipul de serviciu si de obiective, trebuie sa stabiliti timpul pe care il aveti la dispozitie.
•  Grupati actunile indispensabile pentru a avea succes in profesie. De multe ori acestea sunt criteriile in functie de care va este evaluata munca.
•  Revizuiti lista cu lucrurile de facut si planificati activitatile urgente de mare prioritate, precum si pe cele care asigura intretinerea si care nu pot fi evitate sau delegate.
•  Alocati o perioada de timp pentru intreruperile si evenimentele neprevazute. Veti invata sa faceti asta din experienta; de obicei, cu cat slujba este mai imprevizibila, cu atat neprevazutul va necesita mai mult timp.
•  In timpul ramas puteti planifica rezolvarea sarcinilor prioritare si indeplinirea obiectivelor personale. Daca odata ajunsi la acest ultim pas observati ca nu v-a mai ramas aproape de loc timp, revizuiti pasii anteriori si identificati activitatile pe care le puteti amana sau da altcuiva.

Acceseaza acest TEST pentru a-ti da seama daca reusesti sa administrezi timpul corect.