Comunicare in scris

In conditiile in care suntem coplesiti de informatii, este esential sa reusim sa comunicam clar, sa transmitem un mesaj concis si eficient. Pur si simplu nu avem timp si rabdare sa descifram  texte prea lungi, confuze, prost structurate sau cu greseli gramaticale. Proza sau poezia necesita talent de scriitor, insa redactarea unui text necesita aptitudini care pot fi invatate cu usurinta.

Comunicarea in scris implica stapanirea unor aptitudini specifice, cum ar fi utilizarea cu precizie a limbii, exprimarea clara, construirea argumentelor logice, luarea notitelor, editarea si rezumarea unui text. In general scrierea unui text implica faza pregatitoare si cea de redactare propriu-zisa a textului. Cu cat stapanesti mai bine aptitudinile de comunicare in scris, cu atat vei avea mai multe sanse sa-i impresionezi pe cei din jur, fie ei clienti, parteneri sau sefi.

Etapa de pregatire a comunicarii in scris
Este vorba de pasii urmati inainte de a scrie efectiv, si anume de luarea notitelor, discutii avute cu alte persoane, brainstorming, conturare, adunarea informatiilor. Generarea ideilor in legatura cu continutul incepe in etapa premergatoare scrisului, insa va continua si de-a lungul procesului de redactare, astfel incatetapa de pregatire are un caracter recurent.

•  Scopul comunicarii. Fiecare document trebuie sa aiba o tinta specifica, un motiv pentru care este scris. Odata stabilit scopul, trebuie sa stabilesti si informatia necesara in realizarea obiectivului. Cititorul trebuie sa afle doar acele informatii relevante, transmise intr-o maniera precisa si concisa.

•  Identificarea audientei. Ca autor al unui text ai datoria de a decide ce sa scrii si modul in care sa scrii, pentru o audienta specifica. Urmareste aceste chestiuni principale:
- ceea ce cititorul stie deja influenteaza ceea ce vei omite din text;
- ceea ce cititorul trebuie sa stie determina informatiile incluse in text;
- ceea ce cititorul vrea sa stie influenteaza ordinea notarii si accentuarea importantei informatiilor in text.

•  Stabilirea ideii principale. Care este ideea pe care cititorul trebuie sa o retina.

•  Stabilirea formatului. Email informativ, raport detaliat, scrisoare formala, etc. Formatul, la fel ca si audienta, va stabili stilul sau tonul formal sau informal.

Etapa de redactare a comunicarii in scris
•  Intocmirea textului. Practic, trebuie sa transformi ideile in propozitii si paragrafe. Accentul cade pe explicarea si argumentarea ideilor, precum si conectare acestora intre ele. In aceasta etapa conteaza redactarea bruta a textului, fara a acorda atentie detaliilor; acum scrii mai mult pentru tine - iti organizezi gandurile.

O foaia alba poate descuraja pe oricine. Poti incepe cu ideea principala, sau cu informatiile pe care cititorul trebuie sa le afle prima data. Pentru un document mai lung este foarte importanta schema textului - aceasta ajuta la identificarea pasilor si imparte informatia in portiuni ce pot fi asimilate mai usor.

•  Revizuirea. Acest pas este esential in redactarea unor documente eficiente. Acum este momentul sa te gandesti la cititori, la nevoile si asteptarile acestora. Gandeste-te la modalitatea de a argumenta o idee, astfel incat cititorul sa fie convins, la organizarea eficienta a textului, la prioritatea idelilor.

La inceputul documentului ai nevoie de ceva care sa atraga atentia si sa pastreze interesul celui care citeste. Inceputul trebuie sa evidentieze motivul comunicarii scrise si de ce documentul trebuie sa fie citit.

O diferenta importanta intre comunicarea orala si cea scrisa este faptul ca in vorbire cel care asculta primeste informatia in ordinea stabilita de vorbitor, in vreme ce cititorul poate selecta aspectele mai importantei si poate reciti unele pasaje. In acest sens este util sa evidentiezi informatiile mai importante prin subtitluri informative, spatii albe, litere deosebite fata de celelalte din text, etc.

Lungimea ideala a unui document scris este o pagina format A4 sau cuprinsul ecranului computerului, astfel incat cititorul sa poata avea in fata ochilor textul intreg. Paragrafele trebuie sa aiba 5 - 6, maximum 10 randuri si sa comunice o idee unitara, iar frazele trebuie sa fie formate din 15 - 20 de cuvinte. Propozitiile trebuie sa fie scurte, iar cuvintele simple, specifice, intelese cu siguranta de receptor. Evita exprimarea banala tipica limbajului oral, cuvintele redundante, inutile, precum si pe cele prea lungi sau cu inteles obscur.

•  Editarea. Altfel spus, pregatirea pentru tipar - acesta este ultimul pas in realizarea unei comunicari scrise si include corectarea eventualelor greseli de gramatica, stabilirea corecta a punctuatiei si verificarea ortografiei. Punctuatia corecta clarifica intelesul si evidentiaza structura; in plus, poate elimina embiguitatea. Gramatica sau ortografia incorecta nu va impiedica cititorul sa recepteze mesajul, insa va lasa impresia de lipsa a profesionalismului si a interesului fata de audienta.

Cateva intrebari menite sa-ti imbunatateasca aptitudinile de exprimare in scris
•  In legatura cu structura comunicarii scrise:
- Organizarea textului este clara si usor de inteles la prima privire?
- Subtitlurile din text ies in evidenta?
- Informatia urmareste o secventa logica, cu inceput, mijloc si sfarsit?
- Introducerea mentioneaza clar subiectul si scopul comunicarii?
- Continutul este rezumat pe scurt in cadrul structurii?

•  In legatura cu stilul comunicarii scrise:
- Textul arata curat si elegant?
- Am utilizat cuvintele adecvate?
- Stilul este simplu, direct si concis?
- Paragrafele nu depasesc 10 randuri?
- Exista un rand alb intre paragrafe, pentru a le evidentia?
- Sunt propozitiile prea lungi (mai mult de 30 de cuvinte) sau contin mai mult de o idee?
- Prima propozitie atrage atentia cititorului?
- Am evitat jargoanele inutile?
- Este stilul potrivit audientei?
- Clasificarile sunt utilizate corespunzator?
- Am utilizat cuvinte scurte, concrete si familiare in loc de cuvinte lungi, obscure sau complexe?
- Am utilizat vocea activa in loc de cea pasiva (acolo unde se poate)?
- Am evitat repetitia?

•  In legatura cu continutul textului scris:
- Am verificat cu atentie gramatica, punctuatia si ortografia?
- M-am gandit bine la ce vreau sa comunic inainte de a scrie?
- Am un obiectiv precis?
- Am notat chestiunile esentiale pe care vreau sa le comunic?
- Am comunicat clar aceste chestiuni?
- Am dezvoltat rationamentele intr-o maniera logica?
- Am lasat detaliile sa puna in umbra chestiunile principale?
- Continutul este pozitiv si constructiv?
- Mi-am aratat interesul pentru cititor scriind cu caldura si prietenie?
- Am revizuit de mai multe ori editarea textului?
- Am lasat definitivarea textului pentru ziua urmatoare? Daca este posibil, peste noapte mintea va asimila informatiile mai bine si a doau zi vei avea o viziune proaspata asupra lucrurilor.