Cum sa iti gestionezi timpul
Cum sa iti gestionezi timpul
"Renunta sa mai spui lucruri cum ar fi: "Nu avem suficient timp ca sa o luam pe ocolite" sau "Sunt prea multe lucruri de facut" etc. Astfel de enunturi iti maresc si iti multiplica pierderile.
Sa presupunem ca cineva iti spune: "Iti voi da cate 86 400 de dolari in fiecare zi, dar va trebui sa-i cheltuiesti pe toti in aceeasi zi". Vei primi aceeasi suma in fiecare zi. Nu o poti opri sau pastra. Nu-i asa ca ar fi un cadou minunat: 86 400 de secunde, in fiecare zi din viata noastra. Trebuie sa folosim toate secundele in aceeasi zi. Nu le putem opri sau pastra. Putem irosi din acele secunde urmarind scopuri frivole sau le putem lasa sa zboare pe langa noi, fara sa facem nimic. Sau le putem folosi ca sa ne dezvoltam mintea, sa muncim sau sa ne jkucam, sa fim impreuna cu prietenii sau familiile noastre, sa ajutam alti oameni. Foloseste acest dar cu itelepciune. Este un dar de la Dumnezeu.
Cum sa-ti controlezi timpul
Multi dintre noi nu suntem constienti de puterea pe care o avem de a controla felul in care ne folosim timpul. Suntem asemenea unei femei sarace, care a trait intreaga viata la marginea satului, apoi s-a mutat intr-un sat micut unde, spre marea ei surpriza, a descoperit ca noua ei locuinta este luminata cu ajutorul electricitatii. Nu stia nimic despre electricitate, nu vazuse o lumina electrica inainte, iar candelabrele cu 8 becuri micute, care se gaseau in casa, i se pareau minunate.
Mai apoi, intr-o zi a aparut un om, care vindea un tip nou de becuri electrice si a rugat-o pe femeie sa-i dea voie sa inlocuiasca unul dintre micutele ei becuri cu unul nou, doar ca sa vada cum se comporta. Ea a consimtit si, dupa ce electricitatea a fost repornita, a ramas inmarmurita. I s-a parut ca este magic, un bec atat de mic sa dea o lumina atat de minunata, aproape ca aceea a soarelui. Ea nici nu visa ca sursa noului izvor de lumina fusese acolo tot timpul, ca lumina puternica venise de la celasi curent care ii alimenta si becurile ei micute.
Zambim la ignoranta acestei biete femei, dar cei mai multi dintre noi suntem mai ignoranti de propria noastra putere decat ea de puterea curentului electric. Trecem prin viata folosind becuri micute, crezand ca primim toata puterea care poate veni spre noi, pe care o putem exprima sau pe care destinul ne-o poate da, crezand ca suntem limitati la aceste beculete. Nu visam niciodata ca un curent infinit, un curent in care suntem imbaiati in permanenta ne va umple vietile de lumina, cu o lumina despus de stralucitoare si frumoasa, doar prin folosirea unui bec mai mare, prin largirea conexiunii cu rezerva infinita de curent.
Firul de alimentare pe care il folosim este atat de subtire incat numai o parte din marele curent poate curge prin el, cu o putere slaba, in timp ce milioane trec pe langa noi. O rezerva inepuizabila a acestui curent, infinita, ne sta la dispozitie pentru a o lua, pentru a-i da expresie.
Timpul nostru este asemenea acelui curent. Multi dintre noi sunt multumiti sa-l foloseasca la fel ca pe niste becuri micute, desi avem in noi potentialul de a ne folosi timpul mult mai eficient. La fel cum am trece la un bec mai luminos, schimbarea sistemului de control al timpului ne ajuta sa realizam mult mai multe lucruri in viata.
Stabileste-ti obiective conditionate de timp
Primul pas pentru o gestionare buna a timpului il reprezinta stabilirea obiectivelor - ceea ce vrei sa realizezi in timpul alocat. Din nefericire, multi oameni sunt mai degraba oameni de actiune decat oameni de obiectiv. Gandesc numai in raport de actiune imediata, in loc sa gandeasca in raport de rezultatele cautate. Un obiectiv conditionat de timp este acel obiectiv care face legatura intre importanta lucrului care trebuie obtinut si programul de munca aferent.
Odata ce aceste obiective sunt clar fixate, planifica-ti timpul in asa fel incat sa poti da prioritate celor mai importante probleme, acelea care te vor ajuta sa-ti indeplinesti obiectivul. De fiecare data cand exista o disputa asupra lucrului care trebuie facut primul, daca urgenta situatiei nu necesita actiune imediata, activitatea care duce la indeplinirea obiectivelor ar trebui sa fie prioritara.
Stabileste-ti prioritatile si urmareste indeplinirea lor
Charles Schwab, omul pe care Andrew Carnegie l-a ales sa se ocupe de compania Carnegie Steel si care a fost ales sa conduca noua companie Bethlehem Steel Company, adora sa povesteasca despre felul in care a invatat sa gestioneze timpul.
L-a consultat pe Ivy Lee, unul dintre primii consultanti in managementul tumpului. Unii dintre cei mai faimosi clienti ai sai erau J.P. Morgan, John D. Rockefeller, Dupont si multe alte corporatii-gigant. Schwab i-a spus: "Nu gestionez pe cat de bine stiu sa o fac. Avem nevoie de mai mult a face si mai putin a stii. Daca imi poti spune ceva care ne va ajuta sa facem lucrurile pe care stim deja ca ar trebui sa le facem, te voi asculta bucuros si iti voi plati cat imi vei cere".
"Bine", a spus Lee. "Iti pot da chiar acum ceva care iti va mari capacitatea de a face cu cel putin 50 de procente." Lee l-a rugat pe Schwab sa scrie cele mai importante 6 sarcini pe care le avea de indeplinit in urmatoarea zi si apoi sa le numeroteze in ordinea importantei. Apoi a spus: "Cand vii maine dimineata, vezi care eset primul obiectiv si incepi sa lucrezi la el si nu incepe altul pana ce nu l-ai finalizat pe acesta. Apoi fa acelasi lucru cu a 2-a sarcina, apoi cu cea de-a 3-a si asa mai departe pana iti epuizezi timpul. Nu fi ingrijorat daca vei finaliza doar 2 sau 3 sau chiar o singura sarcina. Vei lucra la cele mai importante dintre ele. Celelalte pot astepta. Petrece-ti ultimele 5 minute din programul zilnic de lucru facand o lista similara pentru ziua urmatoare. Pune pe lista sarcinile pe care nu le-ai indeplinit si adauga problemele noi care au aparut. Pune-le din nou in ordinea prioritatilor. Vei descoperi ca unele probleme noi sunt mai importante decat cele din lista zilei precedente, care nu au fost indeplinite, aceste sarcini ajungand din nou la finalul listei. Daca acest lucru se intampla in continuare, inseamna ca aceste probleme nu erau importante pentru time. Trebuie sa renunti la ele, fie sa le delegi unei alte persoane.
Daca dupa cateva zile descoperi ca nu poti rezolva toate problemele folosind aceasta metoda, nu le vei rezolva cu nici o alta metoda si, fara un fel de sistem de referinta, probabil ca nu te-ai fi decis care este cea mai importanta. Dupa ce te-ai convins de eficienta acestui sistem, pune-i pe toti membrii echipei tale sa-l foloseasca. Incearca-l cat de mult vrei si trimite-mi un cec cu suma pe care crezi ca o valoreaza".
Tot interviul a durat 25 de minute. In 2 saptamani, Schwab i-a trimis lui Lee un cec de 25.000 dolari - 1.000 de dolari pe minut. Schwab spunea adesea ca aceasta este cea mai profitabila lectie pe care a invatat-o. A functionat? In 5 ani, Schwab a transformat noua sa companie, Bethlehem Steel, intr-unul dintre cei mai mari producatori independenti de hotel din lume, lucru care i-a adus o avere de peste o suta de milioane de dolari.
Fa-ti o lista de prioritati si urmareste-o
Urmeaza sfatul lui Ivy Lee: fixeaza-ti prioritatile si urmareste indeplinirea lor. Acesta este ingredientul esential pentru managementul efectiv al timpului. Foloseste liste. Incepi prin a face o lista largita, in care sa pui tot ceea ce vrei sa faci. Pune-le in lista pe masura ce iti vin in minte. Nu intereseaza importanta lor. Foloseste un caiet in locul foilor independente, in care sa poti nota fiecare lucru pe care vrei sa-l realizezi.
Uita-te zilnic pe aceasta lista. Imparte proiectele mari in etape. Determina care sunt prioritatile. Care dintre lucruri trebuie facute astazi, care pot fi amanate, care pot fi delegate. Pune la punct o lista zilnica pentru ceea ce planuiesti sa faci astazi si liste probabile pentru restul saptamanii. Trece-ti in calendar lucrurile care au fost amanate pentru date ulterioare.
Evalueaza listele zilnice sub aspectul importantei atingerii obiectivelor tale. Planifica-ti timp pentru a face lucrurile, luand in considerare gradul de urgenta si importanta pe care o au pentru obiectivele tale.
Urmand constient aceasta procedura, iti vei antrena subconstientul sa abordeze activitatile zilnice prin prisma importantei lor in timp.
Fii constient de nivelul energiilor tale
Fiecare persoana are niveluri de energie care variaza in decursul unei zile. Descopera perioadele tale de energie maxima. Unii oameni lucreaza mai bine dimineata, altii mai tarziu, in cursul zilei. Unii oameni lucreaza mai bine imediat dupa ce au mancat, altii intra intr-o stare letargie timp de o ora, dupa masa de pranz. Planifica-ti sarcinile dificile si complexe pentru perioadele de energie maxima.
Tine un jurnal al timpului tau
Stii cum iti petreci timpul? Cei mai multi oameni au doar o idee vaga despre ceea ce se intampla cu timpul lor. Am pus aceasta intrebare multor oameni. Unii nu s-au gandit prea mult la asta, dar au o ciudata abilitate innascuta de a-si utiliza timpul eficient. Pe de alta parte, altii au pus la punct jurnale, ca sa tina evidenta felului in care isi petrec orele de lucru.
Ati putea pune la indoiala abilitatea unei persoane de a dedica timp ca sa tina un astfel de jurnal. Da, este plictisitor si uneori poti fi foarte implicat intr-o activitate ca nu suporta intreruperi doar ca sa introduci lucruri in jurnal. In mod realist, intr-o astfel de situatie, trebuie sa dai ceea ce este mai bun ca sa urmaresti progresul programului, dar, daca omiti inregistrarea unui segment in jurnal, noteaza-l cat mai curand dupa aceea.
Tinerea unui jurnal al timpului nu este ceva care trebuie facut mereu. Trebuie facut pentru cel putin 3 sau 4 zile in fiecare saptamana, timp de 2 sau 3 saptamani, ca sa ai o mostra buna a felului in care iti petreci timpul. Apoi, poti studia coloanele si poti analiza unde se duce cea mai mare parte a timpului tau.
Odata ce ai aflat in ce domenii pierzi timp, poti incepe sa corectezi aceasta pierdere. Unele sunt usor de corectat, altele mai complicat.
Capcane care iti fura timpul
Ai planuit o zi plina de lucru. Ai programat totul foarte frumos. Acum ziua s-a sfarsit si doar o parte din ceea ce ti-ai propus sa faci s-a indeplinit. Unde a zburat timpul?
Cel mai probabil ai abordat proiectele din lista cu intentia de a le realiza, dar abia ce ai inceput si ai fost lovit de una sau mai multe capcane care ne fura timpul. Exista zeci de asemenea hoti de timp. Verifica-ti jurnalul si vei vedea care sunt cei mai intalniti hoti de timp care te afecteaza si ce poti face ca sa le minimizezi efectele.
Intreruperi din cauza subordonatilor
Probabil cele mai multe intreruperi provin din partea subordonatilor, care au probleme despre care cred ca necesita sa-ti fie aduse imediat la cunostinta. Cel mai probabil, exista unii oameni care te intrerup mai des decat altii. Iti aduc si cea mai mica problema, in loc sa incerce sa gaseasca singuri solutii. O metoda ca sa-i identifici pe acesti oameni este aceea de a tine o evidenta a acestor intreruperi. Scrie numele persoanei, felul problemei sau al intrebarii si cat timp ti-a luat sa o rezolvi. Trecand in revista periodic aceste insemnari, vei vedea cine iti rapeste timpul si ce probleme iti prezinta spre rezolvare.
Uneori, problemele pe care le aduc sunt importante si sfatul, opinia sau ordinele tale sunt necesare pentru ca ei sa-si poata continua munca. Dar, cel mai adesea, ei iti supun atentiei probleme pe care ar trebui sa le rezolve singuri.
Jack Welch, excelentul presedinte al Consiliului de Administratie al companiei General Electric, a declarat ca subordonatii ii prezentau probleme pe care el credea ca ei le pot rezolva singuri.Le raspundea intrebandu-i: "Ce crezi ca trebuie facut?" Aruncadu-le inapoi problema, ii forta sa gandeasca mai mult. Dupa o vreme, membrii echipei sale nu l-au mai deranjat decat daca era neaparat nevoie de decizia sa pentrsonala. Urmeaza metoda lui Welch. Spune-le celor din echipa ta ca, daca vin cu o problema, sa vina si cu cel putin o sugestie despre cum ar putea fi rezolvata. In acest fel, vor trebui sa se gandeasca mai atent si, cel mai adesea, vor rezolva problema fara a te mai intrerupe. Si, daca este intr-adevar necesar sa-ti vorbeasca, timpul pe care il vor consuma va fi mai mic.
Presedintele Consiliului de Administratie al unei companii din Topul 500 mi-a spus ca a devenit atat de deranjat de desele intreruperi din partea echipei sale, incat i-a notificat ca trebuie sa-si tina intrebarile pana la orele 17:00, daca situatia nu era urgenta, iar o intarziere ar fi produs daune ireparabile. In fiecare zi, la acea ora, el deschidea usa ca sa rezolve aceste probleme. Nu a durat mult pana cand oamenii sai au inceput sa-si rezolve singuri problemele decat sa mai astept pana la finalul zilei.
Telefonul
Stai la biroul tau, adancit in problemele de munca si suna telefonul. Este un coleg cu o intrebare de afaceri. Dar oare colegul trece direct la intrebari? De obicei, nu. El va discuta despre vreme, despre activitatile din week-end, despre planurile de vacanta. Timpul petrecut cu apeluri telefonice de afaceri ar putea fi scurtat semnificativ, daca cei care suna s-ar concentra exclusiv pe probleme de afaceri. Totusi, a elimina toate micile conversatii personale ar putea avea efecte negative, de asemenea. O scurta conversatie de socializare inlesneste relatiile dintre oameni si ajuta la dezvoltarea unui mediu de lucru mai placut, care are ca rezultat mai multa cooperare si munca de echipa.
Pastreaza la un nivel minim aspectul social al conversatiei. Daca cealalta persoana persista in a lungi discutiile irelevante, spune-i politicos: "Mi-ar placea sa aud mai multe despre acea petrecere, dar am o gramada de hartoage de care trebuie sa ma apuc imediat" si apoi treci la partea legata de afaceri a conversatiei.
Pastreaza o durata scurta a apelurilor. Planuieste apelul inainte de a ridica receptorul. Pune pe o foaie punctele-cheie pe care vrei sa le atingi si bifeaza-le pe masura ce vorbesti despre ele. De obicei, un director-executiv ocupat incepe o conversatie telefonica spunand ca are la dispozitie 5 sau 10 minute inainte de a pleca la o intalnire si roaga cealalalta parte sa pastreze o durata redusa a conversatiei. Atunci cand este cazul, trimite e-mailuri in loc sa telefonezi.
Vizitatorii
Daca lucrezi intr-un birou aglomerat, este probabil ca alti membri ai echipei sa vina sa discute cu tine. De cele mai multe ori, sunt discutii legate de afaceri, dar, adesea, sunt doar vizite de socializare. Asemenea vizite sunt frumoase, putand intrerupe monotonia unei zile de lucru, si ajuta uneori la dezvoltarea unor relatii apropriate cu ceilalti membrii ai echipei dar pot fi consumatoare de timp.
Incearca sa mentii la minimum numarul vizitelor sociale. Daca un coleg isi face un obicei din a te vizita doar pentru a sporovai, incearca sa reduci timpul vizitei cat mai rapid, cu diplomatie.
Daca te cauta o persoana neinvitata, de ex., un reprezentant de vanzari, intalneste-l in hol si nu in birou. Nu-l invita la tine in birou decat daca esti cu adevarat interesat de produsul sau serviciul comercializat. Intalnirile in hol se pot termina in cateva minute. Odata intrat in birou, s-ar putea sa-ti ia mai mult timp sa scapi de acel reprezentant de vanzari. O alta sugestie este aceea de a sta in picioare, atunci cand vorbesti cu vizitatorii care vin la tine in birou. Invita-i sa ia loc numai daca vrei cu adevarat sa stea.
O alta metoda ca sa reduci intreruperile este aceea de a stabili o ora in fiecare dimineata ca "timp personal". Pune un semn pe usa cu inscriptia: "Nu deranjati". Seteaza robotul telefonic sa preia toate apelurile. Anunta-ti personalul ca acea ora inseamna timp personal si, daca nu este intr-adevar o urgenta, nu trebuie sa fii deranjat. Asigura-te ca seful tau o stie si o aproba, astfel incat el sau ea sa nu-ti tulbure pauza. Vei fi surprins sa vezi cate lucruri vei putea realiza in acea ora.
Rezerva-ti timp pentru tine
Cu totii avem vieti particulare in afara orelor de serviciu. Avem nevoie de timp pentru familiile noastre, activitatile nelucrative si pentru noi insine.
Jeff Weinstein, originar din Santa Monica, California, a creat Counter, un lant de magazine fast-food de succes, in care clientii isi pot construi singuri hamburgerii. Pe masura ce lantul a crescut, a inceput sa lucreze non-stop, fara a mai avea timp pentru el si pentru familia lui. A incercat sa-si faca un orar si sa-si imparta timpul. A incercat sa nu aduca acasa problemele de serviciu. A incercat sa le faca pe toate, dar nu i-a reusit nimic, pana cand si-a dat seama ce are de facut. Si-a dat seama ca, daca poate face hamburgeri la comanda, isi poate comanda si timpul.
Secretul, spune el, este sa fii maleabil, sa te poti misca dintr-o zona in alta a vietii fara dificultati. Programul sau include inceperea zilei prin a face ceva pentru el. Inainte de a merge la serviciu, merge la sala de fitness. Ajunge la serviciu mai tarziu, dar intr-o dispozitie mai buna, tratandu-si colegii mai bine, facandu-i mai productivi. Realizeaza mai multe lucruri si are mai mult timp pentru familia sa.
O metoda ca sa obtii mai mult timp pentru tine este aceea de a delega mai multe sarcini decat de obicei catre ceilalti. Analizeaza-ti volumul de munca. Vei descoperi ca, adesea, faci munca pe care subordonatii tau sunt capabili sa o faca. Chiar daca s-ar putea sa-ti placa intr-adevar aceasta parte a serviciului, este mult mai eficient sa-i lasi pe altii sa se ocupe de ea.
Nu-ti fie teama sa spui "Nu"
Una dintre cele mai des intalnite plangeri este aceea ca oamenii se simt exploatati. "Sunt ocupat pana peste cap, iar seful imi da un alt proiect. Ce pot face?" Nu trebuie sa acceptati fiecare insarcinare. Cel mai adesea, seful poate sa nu fie la curent cu toate proiectele la care lucrezi. Vorbeste. Nu te supara si nu-ti pierde cumpatul. Intr-o maniera calma, explica-i proiectele la care lucrezi si roaga-l pe sef sa te ajute sa stabiliesti prioritatile fiecarei insarcinari. Seful ar putea sa-ti sugereze sa incetezi sa mai lucrezi la probleme mai putin importante sau poate alege sa dea noua insarcinare unei alte persoane.
Seful tau nu este singura persoana care te poate ruga sa faci lucruri atunci cand el este prea ocupat. Asistenta iti poate fi ceruta de catre un coleg. Ai putea fi rugat sa ajuti un comitet sau o organizatie comunitara, al carei membru esti. Inainte de a accepta sau a respinge asemenea cereri, gandeste-te cu atentie la cantitatea de timp pe care o solicita. Daca esti cu adevarat ocupat cu probleme de importanta mai mare, atunci refuza politicos.
Fii rabdator
Gestionarea timpului nu inseamna ca lucrurile trebuie facute in graba. Multe reusite sunt rezultatul unor eforturi indelungate si rabdatoare. Prea multi oameni nu au rabdare. Nu totul poate fi obtinut imediat. "Nu pot astepta" este caracteristica secolului si este impregnata peste tot: in comert, in scoli, in societate, in biserici.
"Renunta sa mai spui lucruri cum ar fi: "Nu avem suficient timp ca sa o luam pe ocolite" sau "Sunt prea multe lucruri de facut" etc. Astfel de enunturi iti maresc si iti multiplica pierderile.
Sa presupunem ca cineva iti spune: "Iti voi da cate 86 400 de dolari in fiecare zi, dar va trebui sa-i cheltuiesti pe toti in aceeasi zi". Vei primi aceeasi suma in fiecare zi. Nu o poti opri sau pastra. Nu-i asa ca ar fi un cadou minunat: 86 400 de secunde, in fiecare zi din viata noastra. Trebuie sa folosim toate secundele in aceeasi zi. Nu le putem opri sau pastra. Putem irosi din acele secunde urmarind scopuri frivole sau le putem lasa sa zboare pe langa noi, fara sa facem nimic. Sau le putem folosi ca sa ne dezvoltam mintea, sa muncim sau sa ne jkucam, sa fim impreuna cu prietenii sau familiile noastre, sa ajutam alti oameni. Foloseste acest dar cu itelepciune. Este un dar de la Dumnezeu.
Cum sa-ti controlezi timpul
Multi dintre noi nu suntem constienti de puterea pe care o avem de a controla felul in care ne folosim timpul. Suntem asemenea unei femei sarace, care a trait intreaga viata la marginea satului, apoi s-a mutat intr-un sat micut unde, spre marea ei surpriza, a descoperit ca noua ei locuinta este luminata cu ajutorul electricitatii. Nu stia nimic despre electricitate, nu vazuse o lumina electrica inainte, iar candelabrele cu 8 becuri micute, care se gaseau in casa, i se pareau minunate.
Mai apoi, intr-o zi a aparut un om, care vindea un tip nou de becuri electrice si a rugat-o pe femeie sa-i dea voie sa inlocuiasca unul dintre micutele ei becuri cu unul nou, doar ca sa vada cum se comporta. Ea a consimtit si, dupa ce electricitatea a fost repornita, a ramas inmarmurita. I s-a parut ca este magic, un bec atat de mic sa dea o lumina atat de minunata, aproape ca aceea a soarelui. Ea nici nu visa ca sursa noului izvor de lumina fusese acolo tot timpul, ca lumina puternica venise de la celasi curent care ii alimenta si becurile ei micute.
Zambim la ignoranta acestei biete femei, dar cei mai multi dintre noi suntem mai ignoranti de propria noastra putere decat ea de puterea curentului electric. Trecem prin viata folosind becuri micute, crezand ca primim toata puterea care poate veni spre noi, pe care o putem exprima sau pe care destinul ne-o poate da, crezand ca suntem limitati la aceste beculete. Nu visam niciodata ca un curent infinit, un curent in care suntem imbaiati in permanenta ne va umple vietile de lumina, cu o lumina despus de stralucitoare si frumoasa, doar prin folosirea unui bec mai mare, prin largirea conexiunii cu rezerva infinita de curent.
Firul de alimentare pe care il folosim este atat de subtire incat numai o parte din marele curent poate curge prin el, cu o putere slaba, in timp ce milioane trec pe langa noi. O rezerva inepuizabila a acestui curent, infinita, ne sta la dispozitie pentru a o lua, pentru a-i da expresie.
Timpul nostru este asemenea acelui curent. Multi dintre noi sunt multumiti sa-l foloseasca la fel ca pe niste becuri micute, desi avem in noi potentialul de a ne folosi timpul mult mai eficient. La fel cum am trece la un bec mai luminos, schimbarea sistemului de control al timpului ne ajuta sa realizam mult mai multe lucruri in viata.
Stabileste-ti obiective conditionate de timp
Primul pas pentru o gestionare buna a timpului il reprezinta stabilirea obiectivelor - ceea ce vrei sa realizezi in timpul alocat. Din nefericire, multi oameni sunt mai degraba oameni de actiune decat oameni de obiectiv. Gandesc numai in raport de actiune imediata, in loc sa gandeasca in raport de rezultatele cautate. Un obiectiv conditionat de timp este acel obiectiv care face legatura intre importanta lucrului care trebuie obtinut si programul de munca aferent.
Odata ce aceste obiective sunt clar fixate, planifica-ti timpul in asa fel incat sa poti da prioritate celor mai importante probleme, acelea care te vor ajuta sa-ti indeplinesti obiectivul. De fiecare data cand exista o disputa asupra lucrului care trebuie facut primul, daca urgenta situatiei nu necesita actiune imediata, activitatea care duce la indeplinirea obiectivelor ar trebui sa fie prioritara.
Stabileste-ti prioritatile si urmareste indeplinirea lor
Charles Schwab, omul pe care Andrew Carnegie l-a ales sa se ocupe de compania Carnegie Steel si care a fost ales sa conduca noua companie Bethlehem Steel Company, adora sa povesteasca despre felul in care a invatat sa gestioneze timpul.
L-a consultat pe Ivy Lee, unul dintre primii consultanti in managementul tumpului. Unii dintre cei mai faimosi clienti ai sai erau J.P. Morgan, John D. Rockefeller, Dupont si multe alte corporatii-gigant. Schwab i-a spus: "Nu gestionez pe cat de bine stiu sa o fac. Avem nevoie de mai mult a face si mai putin a stii. Daca imi poti spune ceva care ne va ajuta sa facem lucrurile pe care stim deja ca ar trebui sa le facem, te voi asculta bucuros si iti voi plati cat imi vei cere".
"Bine", a spus Lee. "Iti pot da chiar acum ceva care iti va mari capacitatea de a face cu cel putin 50 de procente." Lee l-a rugat pe Schwab sa scrie cele mai importante 6 sarcini pe care le avea de indeplinit in urmatoarea zi si apoi sa le numeroteze in ordinea importantei. Apoi a spus: "Cand vii maine dimineata, vezi care eset primul obiectiv si incepi sa lucrezi la el si nu incepe altul pana ce nu l-ai finalizat pe acesta. Apoi fa acelasi lucru cu a 2-a sarcina, apoi cu cea de-a 3-a si asa mai departe pana iti epuizezi timpul. Nu fi ingrijorat daca vei finaliza doar 2 sau 3 sau chiar o singura sarcina. Vei lucra la cele mai importante dintre ele. Celelalte pot astepta. Petrece-ti ultimele 5 minute din programul zilnic de lucru facand o lista similara pentru ziua urmatoare. Pune pe lista sarcinile pe care nu le-ai indeplinit si adauga problemele noi care au aparut. Pune-le din nou in ordinea prioritatilor. Vei descoperi ca unele probleme noi sunt mai importante decat cele din lista zilei precedente, care nu au fost indeplinite, aceste sarcini ajungand din nou la finalul listei. Daca acest lucru se intampla in continuare, inseamna ca aceste probleme nu erau importante pentru time. Trebuie sa renunti la ele, fie sa le delegi unei alte persoane.
Daca dupa cateva zile descoperi ca nu poti rezolva toate problemele folosind aceasta metoda, nu le vei rezolva cu nici o alta metoda si, fara un fel de sistem de referinta, probabil ca nu te-ai fi decis care este cea mai importanta. Dupa ce te-ai convins de eficienta acestui sistem, pune-i pe toti membrii echipei tale sa-l foloseasca. Incearca-l cat de mult vrei si trimite-mi un cec cu suma pe care crezi ca o valoreaza".
Tot interviul a durat 25 de minute. In 2 saptamani, Schwab i-a trimis lui Lee un cec de 25.000 dolari - 1.000 de dolari pe minut. Schwab spunea adesea ca aceasta este cea mai profitabila lectie pe care a invatat-o. A functionat? In 5 ani, Schwab a transformat noua sa companie, Bethlehem Steel, intr-unul dintre cei mai mari producatori independenti de hotel din lume, lucru care i-a adus o avere de peste o suta de milioane de dolari.
Fa-ti o lista de prioritati si urmareste-o
Urmeaza sfatul lui Ivy Lee: fixeaza-ti prioritatile si urmareste indeplinirea lor. Acesta este ingredientul esential pentru managementul efectiv al timpului. Foloseste liste. Incepi prin a face o lista largita, in care sa pui tot ceea ce vrei sa faci. Pune-le in lista pe masura ce iti vin in minte. Nu intereseaza importanta lor. Foloseste un caiet in locul foilor independente, in care sa poti nota fiecare lucru pe care vrei sa-l realizezi.
Uita-te zilnic pe aceasta lista. Imparte proiectele mari in etape. Determina care sunt prioritatile. Care dintre lucruri trebuie facute astazi, care pot fi amanate, care pot fi delegate. Pune la punct o lista zilnica pentru ceea ce planuiesti sa faci astazi si liste probabile pentru restul saptamanii. Trece-ti in calendar lucrurile care au fost amanate pentru date ulterioare.
Evalueaza listele zilnice sub aspectul importantei atingerii obiectivelor tale. Planifica-ti timp pentru a face lucrurile, luand in considerare gradul de urgenta si importanta pe care o au pentru obiectivele tale.
Urmand constient aceasta procedura, iti vei antrena subconstientul sa abordeze activitatile zilnice prin prisma importantei lor in timp.
Fii constient de nivelul energiilor tale
Fiecare persoana are niveluri de energie care variaza in decursul unei zile. Descopera perioadele tale de energie maxima. Unii oameni lucreaza mai bine dimineata, altii mai tarziu, in cursul zilei. Unii oameni lucreaza mai bine imediat dupa ce au mancat, altii intra intr-o stare letargie timp de o ora, dupa masa de pranz. Planifica-ti sarcinile dificile si complexe pentru perioadele de energie maxima.
Tine un jurnal al timpului tau
Stii cum iti petreci timpul? Cei mai multi oameni au doar o idee vaga despre ceea ce se intampla cu timpul lor. Am pus aceasta intrebare multor oameni. Unii nu s-au gandit prea mult la asta, dar au o ciudata abilitate innascuta de a-si utiliza timpul eficient. Pe de alta parte, altii au pus la punct jurnale, ca sa tina evidenta felului in care isi petrec orele de lucru.
Ati putea pune la indoiala abilitatea unei persoane de a dedica timp ca sa tina un astfel de jurnal. Da, este plictisitor si uneori poti fi foarte implicat intr-o activitate ca nu suporta intreruperi doar ca sa introduci lucruri in jurnal. In mod realist, intr-o astfel de situatie, trebuie sa dai ceea ce este mai bun ca sa urmaresti progresul programului, dar, daca omiti inregistrarea unui segment in jurnal, noteaza-l cat mai curand dupa aceea.
Tinerea unui jurnal al timpului nu este ceva care trebuie facut mereu. Trebuie facut pentru cel putin 3 sau 4 zile in fiecare saptamana, timp de 2 sau 3 saptamani, ca sa ai o mostra buna a felului in care iti petreci timpul. Apoi, poti studia coloanele si poti analiza unde se duce cea mai mare parte a timpului tau.
Odata ce ai aflat in ce domenii pierzi timp, poti incepe sa corectezi aceasta pierdere. Unele sunt usor de corectat, altele mai complicat.
Capcane care iti fura timpul
Ai planuit o zi plina de lucru. Ai programat totul foarte frumos. Acum ziua s-a sfarsit si doar o parte din ceea ce ti-ai propus sa faci s-a indeplinit. Unde a zburat timpul?
Cel mai probabil ai abordat proiectele din lista cu intentia de a le realiza, dar abia ce ai inceput si ai fost lovit de una sau mai multe capcane care ne fura timpul. Exista zeci de asemenea hoti de timp. Verifica-ti jurnalul si vei vedea care sunt cei mai intalniti hoti de timp care te afecteaza si ce poti face ca sa le minimizezi efectele.
Intreruperi din cauza subordonatilor
Probabil cele mai multe intreruperi provin din partea subordonatilor, care au probleme despre care cred ca necesita sa-ti fie aduse imediat la cunostinta. Cel mai probabil, exista unii oameni care te intrerup mai des decat altii. Iti aduc si cea mai mica problema, in loc sa incerce sa gaseasca singuri solutii. O metoda ca sa-i identifici pe acesti oameni este aceea de a tine o evidenta a acestor intreruperi. Scrie numele persoanei, felul problemei sau al intrebarii si cat timp ti-a luat sa o rezolvi. Trecand in revista periodic aceste insemnari, vei vedea cine iti rapeste timpul si ce probleme iti prezinta spre rezolvare.
Uneori, problemele pe care le aduc sunt importante si sfatul, opinia sau ordinele tale sunt necesare pentru ca ei sa-si poata continua munca. Dar, cel mai adesea, ei iti supun atentiei probleme pe care ar trebui sa le rezolve singuri.
Jack Welch, excelentul presedinte al Consiliului de Administratie al companiei General Electric, a declarat ca subordonatii ii prezentau probleme pe care el credea ca ei le pot rezolva singuri.Le raspundea intrebandu-i: "Ce crezi ca trebuie facut?" Aruncadu-le inapoi problema, ii forta sa gandeasca mai mult. Dupa o vreme, membrii echipei sale nu l-au mai deranjat decat daca era neaparat nevoie de decizia sa pentrsonala. Urmeaza metoda lui Welch. Spune-le celor din echipa ta ca, daca vin cu o problema, sa vina si cu cel putin o sugestie despre cum ar putea fi rezolvata. In acest fel, vor trebui sa se gandeasca mai atent si, cel mai adesea, vor rezolva problema fara a te mai intrerupe. Si, daca este intr-adevar necesar sa-ti vorbeasca, timpul pe care il vor consuma va fi mai mic.
Presedintele Consiliului de Administratie al unei companii din Topul 500 mi-a spus ca a devenit atat de deranjat de desele intreruperi din partea echipei sale, incat i-a notificat ca trebuie sa-si tina intrebarile pana la orele 17:00, daca situatia nu era urgenta, iar o intarziere ar fi produs daune ireparabile. In fiecare zi, la acea ora, el deschidea usa ca sa rezolve aceste probleme. Nu a durat mult pana cand oamenii sai au inceput sa-si rezolve singuri problemele decat sa mai astept pana la finalul zilei.
Telefonul
Stai la biroul tau, adancit in problemele de munca si suna telefonul. Este un coleg cu o intrebare de afaceri. Dar oare colegul trece direct la intrebari? De obicei, nu. El va discuta despre vreme, despre activitatile din week-end, despre planurile de vacanta. Timpul petrecut cu apeluri telefonice de afaceri ar putea fi scurtat semnificativ, daca cei care suna s-ar concentra exclusiv pe probleme de afaceri. Totusi, a elimina toate micile conversatii personale ar putea avea efecte negative, de asemenea. O scurta conversatie de socializare inlesneste relatiile dintre oameni si ajuta la dezvoltarea unui mediu de lucru mai placut, care are ca rezultat mai multa cooperare si munca de echipa.
Pastreaza la un nivel minim aspectul social al conversatiei. Daca cealalta persoana persista in a lungi discutiile irelevante, spune-i politicos: "Mi-ar placea sa aud mai multe despre acea petrecere, dar am o gramada de hartoage de care trebuie sa ma apuc imediat" si apoi treci la partea legata de afaceri a conversatiei.
Pastreaza o durata scurta a apelurilor. Planuieste apelul inainte de a ridica receptorul. Pune pe o foaie punctele-cheie pe care vrei sa le atingi si bifeaza-le pe masura ce vorbesti despre ele. De obicei, un director-executiv ocupat incepe o conversatie telefonica spunand ca are la dispozitie 5 sau 10 minute inainte de a pleca la o intalnire si roaga cealalalta parte sa pastreze o durata redusa a conversatiei. Atunci cand este cazul, trimite e-mailuri in loc sa telefonezi.
Vizitatorii
Daca lucrezi intr-un birou aglomerat, este probabil ca alti membri ai echipei sa vina sa discute cu tine. De cele mai multe ori, sunt discutii legate de afaceri, dar, adesea, sunt doar vizite de socializare. Asemenea vizite sunt frumoase, putand intrerupe monotonia unei zile de lucru, si ajuta uneori la dezvoltarea unor relatii apropriate cu ceilalti membrii ai echipei dar pot fi consumatoare de timp.
Incearca sa mentii la minimum numarul vizitelor sociale. Daca un coleg isi face un obicei din a te vizita doar pentru a sporovai, incearca sa reduci timpul vizitei cat mai rapid, cu diplomatie.
Daca te cauta o persoana neinvitata, de ex., un reprezentant de vanzari, intalneste-l in hol si nu in birou. Nu-l invita la tine in birou decat daca esti cu adevarat interesat de produsul sau serviciul comercializat. Intalnirile in hol se pot termina in cateva minute. Odata intrat in birou, s-ar putea sa-ti ia mai mult timp sa scapi de acel reprezentant de vanzari. O alta sugestie este aceea de a sta in picioare, atunci cand vorbesti cu vizitatorii care vin la tine in birou. Invita-i sa ia loc numai daca vrei cu adevarat sa stea.
O alta metoda ca sa reduci intreruperile este aceea de a stabili o ora in fiecare dimineata ca "timp personal". Pune un semn pe usa cu inscriptia: "Nu deranjati". Seteaza robotul telefonic sa preia toate apelurile. Anunta-ti personalul ca acea ora inseamna timp personal si, daca nu este intr-adevar o urgenta, nu trebuie sa fii deranjat. Asigura-te ca seful tau o stie si o aproba, astfel incat el sau ea sa nu-ti tulbure pauza. Vei fi surprins sa vezi cate lucruri vei putea realiza in acea ora.
Rezerva-ti timp pentru tine
Cu totii avem vieti particulare in afara orelor de serviciu. Avem nevoie de timp pentru familiile noastre, activitatile nelucrative si pentru noi insine.
Jeff Weinstein, originar din Santa Monica, California, a creat Counter, un lant de magazine fast-food de succes, in care clientii isi pot construi singuri hamburgerii. Pe masura ce lantul a crescut, a inceput sa lucreze non-stop, fara a mai avea timp pentru el si pentru familia lui. A incercat sa-si faca un orar si sa-si imparta timpul. A incercat sa nu aduca acasa problemele de serviciu. A incercat sa le faca pe toate, dar nu i-a reusit nimic, pana cand si-a dat seama ce are de facut. Si-a dat seama ca, daca poate face hamburgeri la comanda, isi poate comanda si timpul.
Secretul, spune el, este sa fii maleabil, sa te poti misca dintr-o zona in alta a vietii fara dificultati. Programul sau include inceperea zilei prin a face ceva pentru el. Inainte de a merge la serviciu, merge la sala de fitness. Ajunge la serviciu mai tarziu, dar intr-o dispozitie mai buna, tratandu-si colegii mai bine, facandu-i mai productivi. Realizeaza mai multe lucruri si are mai mult timp pentru familia sa.
O metoda ca sa obtii mai mult timp pentru tine este aceea de a delega mai multe sarcini decat de obicei catre ceilalti. Analizeaza-ti volumul de munca. Vei descoperi ca, adesea, faci munca pe care subordonatii tau sunt capabili sa o faca. Chiar daca s-ar putea sa-ti placa intr-adevar aceasta parte a serviciului, este mult mai eficient sa-i lasi pe altii sa se ocupe de ea.
Nu-ti fie teama sa spui "Nu"
Una dintre cele mai des intalnite plangeri este aceea ca oamenii se simt exploatati. "Sunt ocupat pana peste cap, iar seful imi da un alt proiect. Ce pot face?" Nu trebuie sa acceptati fiecare insarcinare. Cel mai adesea, seful poate sa nu fie la curent cu toate proiectele la care lucrezi. Vorbeste. Nu te supara si nu-ti pierde cumpatul. Intr-o maniera calma, explica-i proiectele la care lucrezi si roaga-l pe sef sa te ajute sa stabiliesti prioritatile fiecarei insarcinari. Seful ar putea sa-ti sugereze sa incetezi sa mai lucrezi la probleme mai putin importante sau poate alege sa dea noua insarcinare unei alte persoane.
Seful tau nu este singura persoana care te poate ruga sa faci lucruri atunci cand el este prea ocupat. Asistenta iti poate fi ceruta de catre un coleg. Ai putea fi rugat sa ajuti un comitet sau o organizatie comunitara, al carei membru esti. Inainte de a accepta sau a respinge asemenea cereri, gandeste-te cu atentie la cantitatea de timp pe care o solicita. Daca esti cu adevarat ocupat cu probleme de importanta mai mare, atunci refuza politicos.
Fii rabdator
Gestionarea timpului nu inseamna ca lucrurile trebuie facute in graba. Multe reusite sunt rezultatul unor eforturi indelungate si rabdatoare. Prea multi oameni nu au rabdare. Nu totul poate fi obtinut imediat. "Nu pot astepta" este caracteristica secolului si este impregnata peste tot: in comert, in scoli, in societate, in biserici.
Cabinet de hipno-psihoterapie Boghianu Nicoleta
Recomandă acest cabinet
